Обычным на данной стадии является оформление процессуального документа, именуемого наградным листом или характеристикой.
В этом документе в лаконичной форме излагается следующая основная информация:
- персональные данные награждаемого лица (фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, гражданство, сведения об образовании, о квалификации, ученой степени и ученом звании, месте работы и занимаемой должности и т.п.);
- биографические данные награждаемого лица (сведения о трудовом стаже, периодах работы и учебы с указанием организаций, мест их нахождения и занимаемых должностей, сведения о военной и прочей публичной службе, предпринимательской деятельности, выборной и общественной работе, сведения о семейном положении с указанием данных о членах семьи, предыдущих награждениях, отсутствии судимости и т.п.);
- характеристика личности награждаемого лица и его конкретные заслуги, достойные применения испрашиваемой награды, как правило, за период с предыдущего награждения или за установленный наградным законодательством период (обычно 3 или 5 лет).
Типичные отличия наградного листа от характеристики состоят в следующем.
Во-первых, наградной лист имеет определенную форму, закрепленную нормативно.
Во-вторых, наградной лист предусматривает специальные разделы для записей, совершаемых согласующими инстанциями или аппаратом награждающего субъекта по мере прохождения наградного листа по инстанциям в ходе наградного производства.